6 minutesL'Appel d’Offres est une pratique courante dans les processus d’achat dès lors que le montant est significatif. Du public au privé, de nos jours tous les secteurs d’activité sont concernés.
La concurrence est rude tout au long de cette procédure… Et la direction des achats a toujours du poids dans la recherche d’un prix « au plus juste » qui doit correspondre aux exigences des opérationnels, qui veulent toujours plus de services. Pas facile de trouver l’équilibre. Il est donc primordial de vous démarquer avec un mémoire technique efficace et une soutenance qui cartonne !
Quels sont les actions à mener tout au long de la démarche pour vous différencier ? Que doivent contenir vos réponses ?
Définition
L’appel d’offres est une procédure dans laquelle une entreprise (le commanditaire) met en concurrence plusieurs offres afin de choisir un fournisseur (le soumissionnaire), qui sera le plus à même de répondre à son besoin, selon des critères définis.
Les différentes phases et contenus d’un appel d’offres
Le marathon démarre… En un temps parfois record, vous allez devoir remplir, vérifier et faire signer tous les documents qui vous permettront de passer chacune de ces étapes.
La demande d’information (ou RFI pour Request For Information)
La demande d’information est la première étape, réalisée en amont d’un appel d ‘offres. Grâce aux informations obtenues sur vous et vos concurrents, le commanditaire fera un état des lieux des fournisseurs potentiels en étudiant vos capacités et vos offres.
L’appel d’offres (ou RFP pour Request For Proposal)
On entre dans le vif du sujet avec l’appel d’offres (aussi appelé RFQ pour Request For Quotation). C’est lors de cette étape que vous devrez répondre au besoin ou au projet de l’entreprise cliente en lui proposant votre offre selon des critères bien définis.
Outre les documents légaux composant le dossier de candidature (critères de sélection, conditions générales d’achat, processus et modalités, contrat de confidentialité…), c’est votre mémoire technique qui fera la différence.
Vous devez porter toute l’attention possible sur ce document, spécifique à chaque appel d’offres. Il peut être réutilisé sur une base commune mais doit être personnalisé pour réellement marquer les esprits.
La soutenance de votre réponse à un appel d’offres
Si votre candidature est retenue, vous serez convoqué pour la soutenance. C’est votre dernière chance de faire de l’effet ! Démarquez-vous auprès de vos interlocuteurs avec un support de soutenance adapté à leurs attentes, et soigné autant sur le fond que sur la forme.
Appel d’offres : comment faire la différence avec votre mémoire technique ?
Soignez vos supports sur le fond
Le cadre requis par vos RFI et RFP est souvent stricte. N’essayez pas de déroger aux règles établies et respectez scrupuleusement la structure définie.
En revanche, personnalisez votre mémoire en rappelant les besoins et les enjeux de votre commanditaire. Oubliez-le copié-collé et mettez votre client au centre de vos messages. Il sera d’autant plus attentif à votre solution si vous exposez vos compétences et votre savoir-faire comme une réponse à ses besoins.
Gardez en tête que des exemples concrets parleront davantage à votre client qu’une liste ennuyeuse de vos points forts. Alors travaillez vos techniques d’argumentaires avec des preuves de votre valeur ajoutée. Evitez de parler « caractéristiques techniques » et apportez la preuve de ce que vous avancez. La mise en avant de contenus étudiés tels que des études de cas clients, des testimoniaux… constituera votre plus grande force.
Soignez aussi la forme
La mise en page de votre offre est essentielle. Pour que votre mémoire soit agréable à parcourir, soignez la structure afin que le client puisse trouver rapidement réponses à ses questions (utilisez par exemple une pagination et des intercalaires numériques ou papier pour faciliter la navigation).
Pensez aux contrastes pour valoriser vos marqueurs différenciants, mais n’utilisez pas trop d’artifices. En fonction des données à mettre en avant, l’utilisation de schémas, graphiques ou illustrations peut faire la différence s’ils sont utilisés avec parcimonies. Ne cherchez pas à tout dire sur le tronc commun et réfléchissez à l’exploitation de vos annexes : elles servent justement à appuyer votre propos.
Comment préparer votre soutenance d’appel d’offres ?
Préparez-vous
Ne laissez rien au hasard dans votre préparation. Prenez le temps de travailler la tonalité de votre voix, les transitions entre les différents interlocuteurs, ou encore la durée de votre présentation.
Pensez à prévoir un exemplaire papier ou une version tablette numérique pour les personnes qui n’auraient pas le support sous les yeux. Tous ces détails feront la différence !
Cette phase de « dry run » est stratégique et doit être intégrée à votre planning si vous voulez exceller lors de votre soutenance. Et anticipez les objections potentielles avec des réponses bien préparées.
Travaillez le fond
La soutenance ne doit pas être une répétition de votre mémoire technique. Reprenez la structure de ce dernier pour en extraire les éléments qui vont le plus intéresser votre prospect. Pour cela, mettez en avant le bénéfice client final et tentez de surprendre vos interlocuteurs avec la qualité de votre réponse.
Soyez synthétique au risque de lasser votre audience, qui ne vous écoutera plus. Une technique consiste à surveiller leur attitude et leurs actions (les regards en disent long !). Si vous perdez leur attention, posez des questions pour rythmer davantage la présentation en la rendant plus interactive.
Soignez la forme
Votre support de soutenance se fait généralement sous PowerPoint, outil immuable des présentations. Pensez à ne pas surcharger vos diapositives. Animez-les en petite touche avec du contraste, de l’interaction, des schémas et organigrammes. Votre audience vous remerciera au moment de voir défiler vos slides, sans textes interminables ou diapositives alourdies ! Et variez les formats : textes, images, vidéos… permettront de « casser » la routine.
Gérer votre temps de parole pour laisser une place conséquente pour les questions réponses. La soutenance est un moment d’échange où vous devez créer du lien pour marquer les esprits.
Chaque étape d’une réponse à un appel d’offres doit être traitée avec beaucoup d’attention si vous voulez vous démarquer de vos concurrents. Il est primordial de capitaliser à la fois sur le fond et sur la forme de vos supports. Plus votre réponse sera personnalisée, plus vos interlocuteurs seront marqués par votre implication : vous marquerez des points pour que votre offre soit celle qui sera retenue par le commanditaire !
Sources : Timspirit et Conseil Service Collectivites
